Een goede indruk begint bij binnenkomst. De entree, de baliewerkplek en de ontvangstruimte vormen het visitekaartje van de organisatie. De baliewerkplek en het ontvangst laten zien waar de organisatie voor staat. Hoe je als bezoeker wordt ontvangen, bepaalt voor een groot deel het beeld dat je van een organisatie vormt. Hoogste tijd om aandacht te schenken aan de inrichting van de baliewerkplek.
Een ergonomische baliewerkplek
Om de veiligheid en het comfort te optimaliseren moet de baliewerkplek aan een aantal ergonomische eisen voldoen. De belangrijkste aandachtspunten voor de inrichting van een ergonomische baliewerkplek zetten we voor u even op een rijtje.
Hoogte balie en stoel
De hoogte van de balie heeft invloed op hoe de bezoeker wordt ontvangen. De balie en de hoogte van de stoel staan zo ingesteld dat de medewerker de bezoeker aankijkt op ooghoogte, dit zorgt voor een veilige situatie voor de medewerker. Niets vervelender dan dat een bezoeker op de medewerker neerkijkt. Voorkom dat obstakels het zicht van een baliemedewerker belemmeren, hierdoor houd je goed zicht op binnenkomende bezoekers.
Reikafstand
Voorkom dat de medewerker achter de balie moet reiken naar veelgebruikte hulpmiddelen, bijvoorbeeld de telefoon en de headset. Plaats deze binnen handbereik, zodat de medewerker gemakkelijk een telefoonnummer intoetst. De medewerker hoeft bij het gebruik ervan niet te verzitten of een gebogen houding aan te nemen.
Afstand tussen medewerker en bezoeker
Gezien de veiligheid is de afstand tussen medewerker en bezoeker is een belangrijke factor. De medewerker moet op sociaal veilige afstand zitten of staan van de bezoeker, zodat beide partijen zich niet geïntimideerd voelen. De verschillende soorten balies hebben invloed op deze afstand. Bij een aanvraagloket, waarbij de bezoeker plaatsneemt aan de balie, is de veilige afstand 95 cm. Ontvangt de medewerker de bezoeker aan een zit sta balie dan zorgt een werkblad van ongeveer 110 cm voor een veilige afstand. Om iets meer veilige afstand te creëren voor de medewerker kan een fysieke scheiding worden aangebracht, dit kan door het plaatsen van een tassenplank of een balieopstand.
Bij de meeste balies maakt de medewerker gebruik van een computer. Door te werken met twee beeldschermen kan de medewerker efficiënter werken en worden er aanzienlijk minder fouten gemaakt. Daarnaast kunnen de beeldschermen ingezet worden als een fysieke scheiding tussen medewerker en bezoeker.
Klimaat- en tochtklachten
De baliewerkplek staat op een logische en vindbare plek voor de bezoeker, dit is meestal in een open ontvangstruimte. Baliemedewerkers ondervinden regelmatig klimaat- en tochtklachten in deze open ruimtes. Om dit te voorkomen kunnen passende maatregelen toegevoegd worden aan de werkplek. Plaats een draaideur, luchtgordijn of een luchtsluis toe om contact met de buitenlucht te vermijden en zorg voor voldoende afstand tussen de balie en de toegangsdeur. Breng individuele verwarmingspanelen aan boven de werkplek, zodat de baliemedewerker een aangename belevingswarmte ervaart.
Akoestiek
In de ontvangstruimte waar de balie is gevestigd ligt geluidsoverlast op de loer, denk aan de nagalm door een harde vloer. Geluidsoverlast is één van de grootste factoren die een negatieve invloed heeft op de productiviteit van medewerkers. Een akoestische omgeving met bijvoorbeeld akoestische wand- of plafondpanelen zorgen voor een betere spraakverstaanbaarheid. In het kader van privacygevoelige gesprekken is de juiste akoestiek een vereiste.
Verschillende soorten baliewerkplekken
Om baliewerkzaamheden veilig en gezond uit te kunnen voeren zijn er verschillende soorten mogelijkheden voor een baliewerkplek. De keuze voor de verschillende uitvoeringen is afhankelijk van de werkzaamheden en hoe lang de bezoeker aan de balie verblijft.
Zit-sta balie
Een balie bij een bank, gemeentehuis of ziekenhuis noemen we een receptiebalie. De bezoeker haalt hier informatie of kondigt zijn bezoek aan. Deze baliewerkplek wordt meestal ingericht als een zit-sta balie: de medewerker zit aan de balie en de bezoeker staat aan de balie. Wel is belangrijk dat de medewerker de bezoeker aankijkt op ooghoogte. Om dit te realiseren kan de werkplek bijvoorbeeld op een verhoogde vlonder geplaatst worden.
Sta-sta balie
Een balie waar de medewerker veel beweegt wordt ingericht als een sta-sta balie. In een garderobe ontvangt de baliemedewerker de bezoeker en neemt een jas of tas aan. De medewerker is constant in beweging en in deze situatie is het prettig dat de medewerker een sta-werkplek heeft.
Baliewerkplek bij Tandartsenpraktijk Grou
We zijn erg tevreden met de nieuwe opzet van de ontvangstruimte en onze baliewerkplek. De werkbladen zijn aangepast en verbreed, waardoor we meer werkruimte hebben gekregen. Onze werkplek is ergonomisch instelbaar, wat heel fijn is. Ons bureau en de stoel is persoonlijk ingesteld en we hebben goede verlichting boven de balie; dit werkt een stuk comfortabeler. De ontvangstruimte is veel lichter door het kleurgebruik.
Tineke Visser en Gyne de Vries, baliemedewerkers Tandartsenpraktijk Grou.
Inrichting van een baliewerkplek
Het inrichten van een goede ergonomische baliewerkplek heeft nog wel wat voeten in aarde. Met de bovengenoemde adviezen kom je een heel eind. Wil je meer informatie of wil je dat onze ergonomisch adviseurs eens kijken naar jullie baliewerkplek? Neem dan contact met ons op!